Häufig gesuchte Antworten

Wie sieht eine Begleitung zur Einführung eines Qualitätsmanagements durch IFQ Essen konkret aus?

Wir besuchen Sie und erarbeiten gemeinsam die notwendigen Dokumente. Wir stellen die Gliederung, alle Checklisten und jedes Dokument als Worddatei zur Verfügung. Die Häufigkeit der Besuche und die Auswahl der Beteiligten wird vorher abgesprochen. Sie haben stets die Möglichkeit uns Ihre Dokumente und Fragen per Mail zu senden. Sie können uns per Fax und Telefon sprechen.

Was ist ein Audit?

Ein Audit ist eine Überprüfung. Es wird überprüft, ob Sie das einhalten, was Sie versprechen. Man unterscheidet eine Prüfung der Dokumente (Dokumentenaudit) von dem Auditbesuch. Im Auditbesuch wird verglichen, ob ihre schriftlichen Angaben und Beschreibungen der Wirklichkeit stand halten.

Wie kann ich mir ein Auditbesuch vorstellen?

Ein Auditbesuch hat einen standardisierten Ablauf, indem Varianten möglich sind:

1. Vorgespräch

2. Überprüfung der Räume, Materialien, Hygiene, ggf Haccp, u.ä.m.

3. Überprüfung der Prozesse

4. Abschlussgespräch

Die Dauer des Audits ist von der Größe der Organisation abhängig.

Was passiert, wenn am Audittag etwas misslingt?

Man unterscheidet „Abweichungen“ von „Kritischen Abweichungen“.

Bei einer „Abweichung“ ist festgestellt worden, dass von der zugrunde liegenden Norm abgewichen wurde, jedoch die Abweichung nicht wesentlich ist. Eine Nachbesserung wird gemeinsam besprochen.

Bei einer „Kritischen Abweichung“ ist festgestellt worden, dass von der zugrunde liegenden Norm abgewichen wurde und diese Abweichung wesentlich ist. Ob eine Nachbesserung möglich ist, oder ein neuer Auditbesuch nötig ist, wird im „Abschlussgespräch“ fixiert.

Wie gehe ich mit Widerstand im Team um?

In dieser Präsentation finden Sie Anregungen, wie Sie mit Widerständen im Team umgehen können!

https://www.youtube.com/watch?v=qbOIhV9vXls&feature=youtu.be

Wann muss ich mein Qualitätsmanagementhandbuch einschicken?

Die Einsendung des Handbuches wird mit dem jeweiligen Auditor abgesprochen. Eine Richtlinie schlägt vor, dies zehn Werktage vor dem Auditbesuch zu veranlassen.

In welcher Form sollte das Qualitätsmanagementhandbuch eingereicht werden?

Das freigegebene Handbuch sollte per Mail versandt werden! Wir bearbeiten auch QMHBs auf Papier, CD und Stick – dies ist allerdings nicht der beste Weg.

Wie intensiv muss der Auditbesuch vorbereitet werden?

Bei dieser Frage ist eine allgemeingültige Antwort schwierig. Hier ein Versuch:

a) Sie können sich auch mit schauspielerischem Talent nicht erfolgreich verstellen: Unsere erfahrenen AuditorInnen erkennen den Arbeitsalltag hinter „der Bühne“.  Daher hilft eher der Mut zur Realität: Arbeiten Sie wie sonst!

b) AuditorInnen erwarten, als Besuch respektiert zu werden! Nehmen Sie sich also für Vor- und Nachgespräch Zeit.

c) Besuch der Auditorin bedeutet, als Gastgeberin aufzutreten: Höflichkeit, namentliche Vorstellung, warme und kalte Getränke, Sitzgelegenheiten, Respekt. Bei Audits über drei Stunden wird ein kleiner Snack erwartet. (Z.B. belegte Brötchen)

d) Stimmen Sie Ihr Team darauf ein, dass AuditorInnen von IFQ Essen in erster Linie nicht als Prüfer, sondern als Unterstützer der Entwicklung wirken wollen! Ein „Kampf“ mit der Auditorin wird stets unschöne Situationen mitbringen. Ein erfolgreiches Audit ist ein gemeinsames Arbeiten.

Gebräuchliche Abkürzungen

QMHB – Qualitätsmanagementhandbuch

VA – Verfahrensanweisung

CL – Checkliste

FB – Formblatt

ND – Nachweisdokument